Wethouder Kees Kraanen  | E-mail: WethouderKraanen@amersfoort.nl Stedelijk beheer |
Inleiding
In deze paragraaf vindt u onze beleidsvoornemens. Meer gedetailleerde informatie ten aanzien van het thema werkgeverschap, eventuele specifieke projectinformatie, indicatoren en financiële informatie en analyse vindt u in programma 13 Bedrijfsvoering.
Ambitie
In het organisatie ontwikkelplan ‘Werken voor bestuur en stad’ hebben wij de volgende ambitie voor de gemeentelijke organisatie geformuleerd:
'De samenleving is volop in verandering, onze rol en ons takenpakket passen wij daarop aan.'
We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen (Werken voor Bestuur en Stad).
Doelstellingen
- In onze dienstverlening staan de klant, het product en permanent verbeteren centraal. We werken toe naar één dienstverleningsconcept en naar één gezamenlijke frontoffice voor diverse kanalen (zie verder programma dienstverlening).
- We willen meer opgavengericht (samen)werken; dat wil zeggen dat we in staat zijn om – door het organiseren van effectieve samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie en met onze partners in de stad - de gewenste maatschappelijke effecten te realiseren. Daarvoor moeten we in staat zijn om samenhang, integraliteit, flexibiliteit en slagkracht te organiseren. Onze kernwaarden zijn ‘dichtbij, nieuwsgierig en aanspreekbaar’.
- Om onze ambitie te kunnen realiseren, werken we aan een lerende, flexibele en talentvolle gemeentelijke organisatie. Daarbij geloven we in de kracht van diversiteit: we willen een ‘inclusieve’ organisatie zijn waarin iedereen de kans krijgt om deel te nemen en met zijn of haar unieke talent waarde toe te voegen aan de stad Amersfoort.
Onze inzet
In de begroting 2018 hebben wij de beoogde stappen in de organisatie ontwikkeling in 2018 weergegeven in onderstaande ontwikkelagenda. In deze paragraaf geven wij inzicht in de behaalde resultaten ten opzichte van deze agenda.
Thema | Ontwikkelagenda 2018 | Realisatie 2018 |
|---|---|---|
Opgavengericht werken | Verdere professionalisering van: | We hebben gewerkt aan de professionalisering van deze thema’s. Dat hebben we zoveel mogelijk gedaan al doende in het werk. In 2018 hebben we herijkt wat er nodig is om nog scherper en effectiever te worden op opgaven en vastgesteld dat dit thema een speerpunt moet blijven in onze gemeentelijke ontwikkelagenda in 2019 en verder. Aandacht voor (de samenstelling van) opgaventeams en het vaststellen van de zes belangrijkste ingrediënten hiervoor (gebaseerd op de principes van agile en high performance teams) is daarvan het resultaat/daarvoor de basis. |
Lean Six Sigma | Verder inbedden en levend houden van het ‘lean’ organiseren en ‘permanent verbeteren’ in werkhouding, werkprocessen en routines van | Deze manier van werken en denken is in 2018 weer verder verankerd. Niet de methodes staan daarbij centraal, maar wel klantgericht, verbeterings-vernieuwingsgericht en effectief werken en denken. Daarbij dragen de methodes bij aan transparantie en resultaatgericht werken. We spreken hier inmiddels over “agile werken”. Mooi voorbeeld uit 2018: nu nagenoeg alle vaste medewerkers zijn getraind in de basisprincipes (yellow belt), is de training vast en verplicht onderdeel geworden van het “onboarding programma” voor nieuwe medewerkers. |
Dienstverlening | Het aanbieden van onze diensten binnen één Amersfoorts dienstverleningsconcept (zie verder begrotingsprogramma 1: bestuur en dienstverlening). | Zie programma 1 |
Leiderschap | Voortzetten van het management development traject voor directie en afdelingsmanagers. We verbreden het MD traject naar de laag van teammanagers. We verwachten niet alleen van managers, maar van alle medewerkers leiderschap. Daarbij constateren we dat het vakmanschap van ambtenaren aan verandering onderhevig is. Bovenop het ‘oude’ vakmanschap (o.a. integriteit, vakkennis, zorgvuldigheid) worden steeds meer andere vaardigheden (netwerken, cocreatie) gevraagd. We ondersteunen onze ambtenaren bij het nemen van ‘persoonlijk leiderschap’ hierin. | Het MD traject is conform onze voornemens verbreed naar de laag van teammanagers. In 2019 zetten we dat voort door verdere integratie van het MD traject (directie – afdelingsmanager – teammanagers). Door coaching, inzet van opleidingsmiddelen en door een centraal aanbod via onze Amersfoortse Loopbaan Academie zijn medewerkers gefaciliteerd in hun persoonlijk leiderschap. |
Talent ontwikkeling | We willen een aantrekkelijk werkgever zijn die in staat is om talentvolle mensen aan te trekken en te binden aan de organisatie. We slagen er steeds beter in om een goede koppeling te maken tussen de opgaven die spelen in de stad en de talenten die we daarvoor in de organisatie nodig hebben. Met breed inzetbare medewerkers die weten waar hun talent ligt, vergroten we de interne flexibiliteit van onze organisatie. | Het aantrekken en binden van talentvolle medewerkers heeft vol onze aandacht gehad (zie ook programma 13). Steeds meer medewerkers hebben zicht op hun talenten en we hebben hiervoor een vaste terminologie. In 2018 is onder meer het talentgerichte jaargesprek gemeentebreed ingevoerd, waarbij in aanvulling op resultaten en competenties ook nadrukkelijk over de talenten van medewerkers wordt gesproken. |
Privacy & gegevensbescherming
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing geworden. Middels het Programma Privacy & Informatiebeveiliging (PIB) heeft de gemeente zich sinds 2016 voorbereid op de nieuwe privacywetgeving. In juni 2018 is de raad middels een raadsinformatiebrief (2018-061) geïnformeerd over het einde van het programma en de stand van zaken. Verschillende actiepunten dienden verder te worden geïmplementeerd of te worden uitgewerkt. De organisatie is hier momenteel nog mee bezig en dat zal de komende jaren ook nog zo zijn. Toepassing en naleving van de AVG is en blijft een doorlopend proces van analyseren, implementeren, controleren en verbeteren.
Om de overdracht van het Programma PIB naar de lijn zo goed mogelijk te laten verlopen, is ervoor gekozen om vanuit verschillende afdelingen extra ondersteuning te bieden aan de organisatie. Dit vergt nog de nodige aandacht. Aan het eind van 2018 is nog niet voldoende inzichtelijk in hoeverre de organisatie in staat is de AVG toe te passen en na te leven en of bij de uitvoering van alle gemeentelijke taken de bescherming van persoonsgegevens reeds voldoende is geborgd. Dit zal vooral het komende jaar, maar ook de jaren erna, de nodige aandacht vergen. Hierbij is een totaalvisie, een gedegen plan van aanpak (zowel op korte als lange termijn) en adequate sturing noodzakelijk. Overlap en raakvlakken met andere relevante disciplines dienen hierbij betrokken te worden en waar nodig moet worden samengewerkt. Informatievoorziening, informatiebeveiliging en privacy zijn namelijk met elkaar verbonden.
In 2018 is veel aandacht besteed aan bewustwording, onder andere door het aanbieden van e-learning. Momenteel wordt de bewustwordingscampagne van 2018 geëvalueerd. De eerste berichten zijn positief. Dat de organisatie een hoge privacy bewustwording kent, blijkt onder andere uit het aantal meldingen van beveiligingsincidenten en het aantal privacy vragen dat wordt gesteld. De (praktische) uitwerking van de privacy governance structuur kreeg in de loop van 2018 steeds meer vorm en loopt in 2019 door.
Sinds maart 2018 is er een vaste functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de FG staan in de AVG omschreven. De concrete invulling en uitvoering van deze functie heeft bij de gemeente in 2018 steeds meer vorm gekregen en loopt in 2019 door. De FG, concern controller en gemeentearchivaris zijn in 2018 gestart met reguliere trilaterale overleggen om overkoepelende risico’s en aandachtspunten te signaleren. Deze overleggen blijken ook voor de toezichthoudende taken zeer nuttig.
Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
Gemeenten verantwoorden zich elk jaar voor de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen. In 2017 gebeurde dit voor het eerst met een nieuwe auditsystematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). ENSIA is een gezamenlijk initiatief van de VNG en de Rijksoverheid.
Voorheen waren er aparte verantwoordingsprocedures voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), DigiD, Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Suwinet. Met ENSIA is dit nu gebundeld.
Dat wil zeggen dat gemeenten in één keer verantwoording afleggen over het gebruik van zes registratiesystemen. Meer informatie over de systematiek is te vinden op de website van VNG Realisatie
Met ENSIA verantwoordt de gemeente zich vanaf 2017 niet alleen aan de Ministeries die stelselhouder zijn (‘verticale verantwoording’) maar ook aan de gemeenteraad (‘horizontale verantwoording’). ENSIA sluit aan op de gemeentelijke planning en control-cyclus. Zo krijgt het gemeentebestuur meer inzicht in de informatieveiligheid van hun gemeente.
Ook wij hebben over het jaar 2018 gewerkt conform de ENSIA-systematiek. Naast het uitvoeren van diverse zelfevaluaties hebben we een onafhankelijke externe auditor in de arm genomen die bij de door ons opgestelde collegeverklaring een assurancerapport heeft opgesteld. Hiermee stelt hij vast dat de door ons opgeleverde informatie een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft.
Op 16 april 2019 stelde ons college de collegeverklaring ENSIA 2018 vast. Op 16 april 2019 verstrekte een onafhankelijke auditor een assurancerapport bij deze collegeverklaring.
De verklaring en het assurancerapport zijn door ons, via de daarvoor beschikbare webportal, op 16 april 2019 verstrekt aan de stelselverantwoordelijken voor Digitale persoonsidentificatie (Digid) en Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet).
Uit de zelfevaluatie, het externe onderzoek door auditor en een door ons uitgevoerde penetratietest komt naar voren dat de gemeente Amersfoort voor wat betreft de DigiD- en Suwinetaansluiting voldoet aan de normen. Hierbij is gekeken naar opzet en bestaan van de beveiligingsmaatregelen. De auditor heeft ons adviezen verstrekt die wij in 2019 zullen gaan opvolgen.
Wij trekken de conclusie dat de informatiebeveiliging voor wat betreft de onderdelen die onder de ENSIA-systematiek beoordeeld zijn, in voldoende mate op orde is.