Dienstverleningsconcept

In 2016 is gestart met het opzetten van een intern dienstverleningsconcept. De interne dienstverlenende afdelingen werken daarin samen. Eind 2016 is een onderzoek uitgevoerd naar de behoeften van de primaire afdelingen. Op basis daarvan is het concept in 2017 verder ontwikkeld. Afspraken zijn gemaakt met alle afdelingen hoe we de samenwerking op dit punt gestalte willen geven. Maandelijks vinden daarover voortgangsgesprekken plaats.

Overigens blijft de ontwikkeling van de interne dienstverlening een punt van voortdurende aandacht.

Renovatie Stadhuis

De gemeenteraad besloot op 27 juni 2017 om de renovatie van het stadhuis in gang te zetten. Daarna is gestart met de uitwerking van die plannen. Hiervoor zijn in 2018 de nodige voorbereidingen gedaan voor de Europese aanbesteding. Tijdens die voorbereiding werd veel meer asbest in het stadhuis aangetroffen dan verwacht, waardoor de renovatie veel duurder zou worden. Vervolgens is de aanbesteding uitgesteld, om consequenties van de asbestproblematiek eerst beter in kaart te brengen. Het college van burgemeester en wethouders heeft vervolgens besloten om renovatie te heroverwegen en tegelijkertijd te onderzoeken of nieuwbouw een alternatief kan zijn. In het coalitieakkoord 2018-2022 is geconstateerd dat nieuwbouw de mogelijkheid biedt voor een volledig energie neutraal stadhuis en dat nieuwbouw een impuls kan geven aan de directe omgeving bij gebiedsontwikkeling. Om een gedegen en vergelijkbare heroverweging te kunnen maken, is in 2018 gestart met als doel om vóór de zomer van 2019 onderzoek te doen naar een variant ‘aardgasvrije renovatie’ en een variant ‘energie neutrale nieuwbouw’. In dit onderzoek neemt de gemeente ook de resultaten van het onderzoek naar de asbest mee. Beide varianten zullen met de huidige renovatievariant worden vergeleken.

Omdat er niet op korte termijn gestart kan worden met de renovatie of nieuwbouw is eind 2018 een onderzoek gestart naar wat minimaal nodig is aan onderhoudsmaatregelen. Deze maatregelen zijn bedoeld om de functie van het gebouw in stand te houden en te voldoen aan wet- en regelgeving, waarbij de nadruk ligt om een veilige werkomgeving te behouden.

Project Brandveiligheid
Door uitstel van de start van de renovatie was het niet meer acceptabel om noodzakelijke maatregelen m.b.t. brandveiligheid verder uit te stellen. In de 2e helft van 2018 is een project opgestart om deze maatregelen voor te bereiden. De uitvoering is in 2019 gepland en moet voor de zomer zijn afgerond.

Digitalisering

De operatie Schoon Schip is in volle gang. Grote delen van het archief zijn reeds opgeschoond of uitgeplaatst naar het depot bij Archief Eemland. In 2018 zijn reeds enkele kilometers archief opgeruimd. De rest zal in 2019 plaatsvinden zodat eind 2019 de archiefruimten in het Souterrain van het stadhuis leeg komen en het (tijdelijk) te bewaren archief in de hiervoor bestemde depots geplaatst is.

De digitalisering (project Digitaal Zaakgericht Werken/DMS) is in 2018 voortvarend verder gegaan. De nieuwe regelgeving rond privacy en gegevensbescherming hebben wel tot enige vertraging geleid. Doelstelling is om als Amersfoort in 2020 volledig digitaal te zijn.
Het digitale postproces is in 2018 uitgerold. Voor de vervanging van DOCS OPEN door het nieuwe DMS zijn in 2018 belangrijke stappen gezet. Bij de totale overgang naar het digitaal werken zal ook dit onderdeel volledig moeten zijn gerealiseerd.

Aanbestedingen/onderhoud

Aan het bestaande stadhuiscomplex is ook in 2018 alleen het hoogst noodzakelijke onderhoud verricht in afwachting van de renovatie of nieuwbouw. Voor de andere locaties welk in beheer zijn bij facilitaire zaken is onderhoud gepleegd volgens het meerjarenonderhoudsplan.
In 2018 hebben een aantal aanbestedingen plaatsgevonden; de inbesteding van schoonmaak (amfors), glasbewassing, Levering sanitaire supplys, abonnementen en boeken en inventarisatie Archief. In 2017 is het eigenarenonderhoud van de gemeentelijk huisvesting opnieuw gepositioneerd in de organisatie. Bedoeling is dat alle vastgoed vanuit een punt wordt gecoördineerd. Dit heeft geresulteerd dat per 1-1-2018 dit onderhoud wordt uitgevoerd door SRO voor bijgebouwen van het Groene Huis (CNME) en de Hof 2 en Langegracht 11. Per 1-1-2019 geldt dit ook voor de parkeergarage van het Stadhuisplein.